Procedura di Segnalazioni – Whistleblowing

Questo è il "Portale Segnalazioni", lo strumento che Europa Networking Gruppo mette a disposizione di chiunque (dipendenti, partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, soci e, più in generale, qualunque terzo in possesso di notizie riguardanti le tematiche di seguito riportate) per inviare o trasmettere segnalazioni riguardanti comportamenti riferibili alle risorse interne ed esterne (laddove presenti) o a Terze Parti/Partner (Soci in affari) correlati allo svolgimento dell'attività lavorativa o di collaborazione per conto di Europa Networking in violazione a leggi e regolamenti e/o non conformi al Codice Etico e al Sistema di Gestione per la Prevenzione della Corruzione implementato e mantenuto dall'organizzazione.
Leggi l'informativa
Per "whistleblowing", di seguito "Segnalazioni", si intende qualsiasi segnalazione, proveniente da chiunque, riguardante comportamenti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi) riferibili al personale, di seguito "risorse interne" di Europa Networking e/o a Terze Parti che si relazionano con la stessa non conformi/in violazione a leggi e regolamenti e al Sistema di Gestione per la Prevenzione della Corruzione implementato e mantenuto dall'organizzazione.
Il Sistema di Gestione Anticorruzione di Europa Networking e la Policy Anticorruzione di Gruppo.
La presente procedura accoglie, nella sua redazione, anche il recepimento della legge 30 novembre 2017, n. 179 ("Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato") che, a tutela dei dipendenti che segnalano presunti illeciti, ha previsto la disciplina del c.d. whistleblowing nel settore privato.
I referenti dell'organizzazione coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza del contenuto della segnalazione, dell'identità del Segnalante, del segnalato e degli altri soggetti coinvolti. La Procedura si applica anche alle segnalazioni anonime, ove queste siano adeguatamente circostanziate, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.
Al fine di consentire un'efficiente gestione delle segnalazioni, Europa Networking ha previsto un'apposita sezione all'interno del sito internet aziendale, "Portale Segnalazioni".
Il Portale è stato implementato in modo tale da impedire l'accesso a soggetti non abilitati, e prevede, inoltre, diverse tipologie di profili di accesso (visualizzazione, modifica, etc.) tracciati attraverso log di sistema.

Destinatari
  • L'Alta Direzione
  • La Funzione di Conformità per la Prevenzione della Corruzione
  • Le risorse interne, i soci in affari (laddove previsti), i consulenti e i collaboratori
  • Chiunque all'esterno dell'organizzazione venga a conoscenza di presunti reati riguardanti l'organizzazione o i suoi dipendenti/clienti
Riferimenti normativi
  • Regolamento Europeo per la Protezione dei Dati Personali n. 679/2016 – "GDPR"
  • D.lgs. n.101 del 2018 "Disposizioni per l'adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio"
  • Codice Etico Europa Networking – documento interno valido e applicabile a tutti i dipendenti dell'organizzazione e agli eventuali collaboratori esterni
  • D.gls. 81/2008 "Attuazione dell'articolo 1 della Legge 3 agosto 2007, n. 123 in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro.
  • UNI EN ISO 9001:2015 – standard volontario cui Europa Networking si è sottoposta ai fini di consolidare e accrescere il valore del proprio operato e dei propri progetti
  • UNI CEI EN ISO/IEC 27001:2013 – standard volontario cui Europa Networking si è sottoposta ai fini di consolidare e accrescere il valore del proprio operato e dei propri progetti sul fronte della sicurezza delle informazioni
  • UNI CEI EN ISO/IEC 37001:2016 – standard volontario cui Europa Networking si è sottoposta ai fini di consolidare e accrescere il valore del proprio operato e dei propri progetti e consolidare il proprio impegno sul fronte della prevenzione della corruzione
  • Policy NATO and Portugal (Supplier contracts) - arbitration clause (cfr. Document "Policies NATO General and Portugal.v1.0)
  • Policy NATO and Portugal (Supplier contracts) - arbitration clause CAIH (cfr. Document "Policies NATO General and Portugal.v1.0)
Reati per cui è possibile inviare Segnalazioni
  • Problematiche inerenti al rapporto di lavoro
  • Conflitto di interesse non personale
  • Richieste di chiarimenti
  • Procedure carenti/controlli non adeguati
  • Comportamenti non corretti
  • Frodi
  • Violazione di norme civili, penali o amministrative
  • Violazioni inerenti a reati di corruzione ai sensi della norma "ISO 37001:2016: Sistemi di gestione per la prevenzione della corruzione"
  • Irregolarità riguardanti tematiche di contabilità, controlli interni di contabilità o revisione contabile
  • Molestie di genere, sessuali o bullismo
  • Altro, da specificare
Descrizione del processo

1. Invio delle segnalazioni
Le risorse interna che vengano a conoscenza di un comportamento tra quelli descritti nei precedenti paragrafi devono effettuare una Segnalazione secondo le modalità di seguito indicate. Le segnalazioni devono essere trasmesse mediante l'utilizzo del Portale, presente sul sito Internet aziendale, https://europanetworking.net/segnalazioni/, presa preventiva visione dell'"Informativa Privacy".
Tale portale dovrà essere utilizzato anche per inserire eventuali segnalazioni ricevute dall'esterno: eventuale documentazione a supporto dovrà essere fornita direttamente alla Funzione di Conformità per la Prevenzione della Corruzione.
È vietato il compimento di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti dei soggetti che effettuano una Segnalazione ai sensi della Procedura, per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla Segnalazione. Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto Segnalante è nullo.

2. Registrazione e classificazione
Tutte le segnalazioni, indipendentemente dalla modalità di ricezione, sono registrate nel Portale, che funge anche da repository e strumento di archiviazione delle stesse, nonché di tutta la documentazione allegata.
Successivamente alla registrazione, la Funzione di Conformità per la Prevenzione della Corruzione analizza e classifica la Segnalazione.
Per ciascuna Segnalazione, il Portale assegna un codice identificativo univoco che permette a ciascun Segnalante di verificarne lo stato di lavorazione, in modo del tutto anonimo.

3. Analisi e controllo periodico
Sarà cura della Funzione di Conformità per la Prevenzione della Corruzione analizzare ciascuna Segnalazione e capire se sussiste la necessità di procedere con accertamenti, analisi e valutazioni specifiche circa la ragionevole fondatezza delle circostanze fattuali segnalate.
Sarà sempre in capo alla predetta Funzione la decisione di assumere e adottare necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali interessati e procedere alle attività di controllo e monitoraggio delle stesse Segnalazioni anche ai fini della valutazione delle prestazioni del Sistema di Gestione per la Prevenzione della Corruzione implementato da Europa Networking.

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